Tietosuojaseloste

Viimeksi päivitetty 1.3.2021

Lingvafix Communications käyttää ajankohtaisia työkaluja ja menetelmiä asiakkaiden ja vierailijoiden henkilötietojen tietosuojan varmistamiseksi. Noudatamme Suomen henkilötietolakia sekä EU:n tietosuoja-asetusta.

1. Rekisterinpitäjä

Lingvafix Communications öppet bolag
Isopalontie 26
65410 Sundom
Y-tunnus: 3004902-4
info@lingvafix.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Rainer Ahlvik
Isopalontie 26
65410 Sundom
+358 40 536 7209
rainer.ahlvik@lingvafix.fi

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri.

2. Henkilötietojen käsittelytarkoitus

Tämän rekisterin tarkoituksena on täyttää velvollisuutemme rekisteröidyissä asiakassuhteissa sekä parantaa asiakaspalveluamme, tukea markkinointiamme ja helpottaa yhteydenpitoa. Jos käyttäjä luovuttaa meille tietoja, käytämme niitä vain ilmoitettuihin toimintoihin.

Asiakas ja sidosryhmäsuhteen hoito ja analysointi

• Lingvafix käyttää henkilötietojasi edustamasi yrityksen tai muun yhteisön kanssa tai suoraan kanssasi muodostetun asiakassuhteen hoitoon, analysointiin ja parantamiseen.

Tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen 

• Lingvafix voi käyttää henkilötietojasi tuotteiden tai palvelujen tarjoamiseksi, mikäli edustamasi yritys tai muu yhteisö tai sinä itse olet ostanut palvelun meiltä, käyttänyt digitaalisia palvelujamme tai tilannut uutiskirjeemme. Henkilötietoja käytetään Lingvafixin ja asiakkaan väliseen sopimukseen tai muuhun sitoumukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen.

Asiakasviestintä ja markkinointi 

• Lingvafix voi käyttää henkilötietojasi viestinnässään, esimerkiksi lähettääkseen sinulle tuotteisiin ja palveluihin liittyviä ilmoituksia, tiedottaakseen palveluihin tehdyistä muutoksista ja pyytääkseen palautetta tuotteista ja palveluista.
• Lingvafix voi käyttää henkilötietoja tarjontansa räätälöimiseen ja relevantin sisällön tarjoamiseen. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että saatamme antaa suosituksia tai näyttää räätälöityä sisältöä ja räätälöityjä viestejä.

Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen 

• Lingvafix voi käyttää henkilötietojasi tuotteidensa ja palveluidensa kehittämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten;
• käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja/tai
• käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.

Lingvafix voi käsitellä henkilötietojasi lisäksi muun lainsäädännön niin velvoittaessa, kuten esimerkiksi kirjanpitolain säilytysvelvollisuuden perusteella.

Lingvafixilla on toimintansa harjoittamiseen liittyviä oikeutettuja etuja, kuten oikeus edistää tuotteidensa ja palveluidensa myyntiä asiakkaidensa keskuudessa markkinoinnin ja myynnin keinoin, ja Lingvafix voi oikeutetun edun perusteella harjoittaa suoramarkkinointia ja myyntiä antamiasi yhteystietoja hyödyntäen, mukaan lukien henkilötietojen käsittely profilointiin. Muita Lingvafixin oikeutettuja etuja, joiden perusteella henkilötietojasi voidaan käsitellä, ovat mm. neuvonta ja muu asiakaspalvelu, liiketoiminnan edelleen kehittäminen sekä mahdollisten väärinkäytösten selvittäminen.

3. Rekisterin tietosisältö

Yrityksistä:

• Yrityksen nimi
• Yrityksen sähköpostiosoite
• Yrityksen puhelinnumero
• Yrityksen postiosoite
• Yrityksen Y-tunnus
• Yrityksen toiminta-alue
• Tiedot yrityksen tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta

Henkilöistä:

• Henkilön nimi
• Henkilön sähköpostiosoite
• Henkilön puhelinnumero
• Henkilön titteli

4. Normala uppgiftskällor

Suurin osa tiedoista saadaan asiakas- tai sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana sekä niistä ohjelmista, joiden avulla käytät tuotteitamme ja palvelujamme. Lingvafix saa henkilötietoja ja niiden päivityksiä myös viranomaisilta, organisaatioilta ja yrityksiltä, jotka tarjoavat luotto- ja henkilötietojen hankinta- ja päivityspalveluja, sekä julkisista hakemistoista ja muista julkisista tietolähteistä, kuten yhteisöjen www-sivuilta ja sosiaalisen median kanavista. Tietoja voidaan kerätä myös sähköpostin välityksellä, kotisivujen lomakkeella sekä messujen, erilaisten verkostoitumis- ja markkinointitapahtumien sekä koulutustapahtumien yhteydessä.

Evästeet:
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään esimerkiksi silloin, kun käyttäjän tietoja halutaan säilyttää tämän siirtyessä internetpalvelun sivulta toiselle. Evästeet voivat sisältää myös käyttäjän yksityistietoja, kuten yhteystiedot.

Lingvafix käyttää verkkosivustollaan evästeitä ainoastaan Google Analyticsin kautta.  Käyttäjä voi halutessaan jättää yhteydenottopyynnön verkkosivuilla. Yhteydenottopyyntöä tehdessä käyttäjä antaa suostumuksen siihen, että Lingvafix lisää hänen nimensä, sähköpostinsa sekä yrityksen nimen asiakasrekisteriin.

Google Analytics:
Google Analytics on kytketty verkkosivuihin ja se käyttää verkkosivuston evästeitä. Evästeiden perusteella kerätään tietoja verkkosivuston käyttäjien käyttötottumuksista, esimerkiksi siitä, millä sivuilla käyttäjä vierailee ja kauanko hän on sivustolla. Tämän tarkoituksena on analysoida verkkosivuston käyttöä sekä parantaa käyttäjäkokemusta. Lue lisätietoja Google Analyticsin evästeistä tästä: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage

5. Tietojen luovutukset

Lingvafix ei anna, myy tai muuten paljasta henkilötietojasi ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei seuraavassa toisin mainita.

Lingvafix voi jakaa henkilötietojasi yhteistyökumppaneille, joiden kanssa Lingvafix yhdessä hallinnoi ja toteuttaa projekteja.

Lingvafix saattaa jakaa henkilötietojasi Lingvafixille palveluja suorittaville kolmansille osapuolille. Näitä palveluja voivat olla esimerkiksi asiakaspalvelu, ohjelmistopalvelut, henkilötietojen tekninen hallinta ja analysointi, markkinointi ja erilaiset kampanjat. Lingvafix saattaa jakaa henkilötietojasi maksujen perimiseksi tuotteista ja palveluista, ja se voi esimerkiksi siirtää tai myydä maksamattomat laskut perintäpalveluja tarjoaville kolmansille osapuolille. Henkilötietojesi suojaaminen on Lingvafixille tärkeää, minkä vuoksi se ei salli kyseisten osapuolten käyttää tietoja mihinkään muuhun tarkoitukseen kuin kyseisten palvelujen tarjoamiseen, ja se edellyttää osapuolilta käyttäjän henkilötietojen suojaamista tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Lingvafix saattaa jakaa henkilötietojasi tuomioistuimen tai vastaavan määräyksestä.

6. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Lingvafix ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

7. Kuinka kauan käsittelemme henkilötietojasi?

Lingvafix käsittelee henkilötietojasi tässä rekisterissä niin kauan, kun Lingvafixilla on jokin tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 kuvattu peruste tietojen käsittelyyn voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen jälkeen.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät, itseään koskevat henkilötietonsa. Tietoja pyydetään Lingvafixin osoitteesta henkilökohtaisesti tai omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä. Tarkastuspyynnössä tulee esittää tiedon etsimiseen tarpeelliset tiedot: nimi, osoite, sähköposti ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tarkastuspyynnön esittäneelle postitse. Tarkistuspyynnöstä peritään kohtuullinen korvaus. Pääsääntöisesti toteutamme tarkastuspyynnöt kuukauden sisällä.

Asiakkaan pyynnöstä teemme asiakastietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Lisäksi tietoja päivitetään oma-aloitteisesti ja vanhentuneet tiedot poistetaan säännöllisin väliajoin.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointi- ja mainontatarkoituksiin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Tiedot tarkastetaan ja korjataan henkilön kirjallisesta pyynnöstä joko postitse tai sähköpostilla allekirjoitettuna. Pyyntö osoitetaan seuraavaan osoitteeseen:

Lingvafix Communications öppet bolag
Isopalontie 26
65410 Sundom
info@lingvafix.fi

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle (tilitoimistolle), jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.