Dataskyddsbeskrivning

Senast uppdaterad 9.3.2021

Lingvafix Communications använder tillgängliga medel för att säkerställa sekretessen för kunders och besökares personuppgifter i enlighet med Finlands personuppgiftslag och EU:s dataskyddsförordning.

1. Registeransvarig

Lingvafix Communications öppet bolag
Storsvedsvägen 26
65410 Sundom
FO-nummer: 3004902-4
info@lingvafix.fi

Kontaktperson för registerärenden
Rainer Ahlvik
Storsvedsvägen 26
65410 Sundom
+358 40 536 7209
rainer.ahlvik@lingvafix.fi

Registrets namn

Kundregister.

2. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Syftet med registret är att uppfylla våra förpliktelser i vår registrerade kundrelation samt förbättra vår kundtjänst, stöda marknadsföringen och underlätta kommunikationen. Personuppgifter behandlas endast baserat på samtycke och för det syfte som användaren önskat.

Upprätthålla och analysera kontakten till kunder och intressenter

• Lingvafix använder dina personuppgifter för att sköta om, analysera och förbättra det kundförhållande som Lingvafix har byggt upp med det företag eller den organisation som du representerar eller direkt med dig.

Erbjudande av produkter och tjänster 

• Lingvafix kan använda sig av dina personuppgifter för att erbjuda produkter eller tjänster, förutsatt att det företag eller den organisation som du representerar eller du själv har köpt en tjänst eller produkt av oss, använt våra digitala tjänster, beställt vårt nyhetsbrev. Personuppgifterna används för ett avtal mellan Lingvafix och kunden eller för att tillgodose de rättigheter och skyldigheter som grundar sig på ett annat åtagande.

Kundkommunikation och marknadsföring 

• Lingvafix kan använda dina personuppgifter i sin kommunikation t.ex. för att skicka meddelanden åt dig om produkter och tjänster, för att meddela dig om ändringar som gjorts i tjänsterna och för att be om respons om produkterna och tjänsterna.
• Lingvafix kan använda personuppgifter för att kunna skräddarsy sitt utbud och erbjuda relevant innehåll. Det här innebär t.ex. det att Lingvafix kan ge rekommendationer eller visa skräddarsytt innehåll och skräddarsydda meddelanden.

Utvecklandet av produkter och tjänster 

• Lingvafix kan använda dina personuppgifter för att utveckla sina produkter och tjänster.

Rättslig grund för behandlingen av personuppgifterna är att:

• den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål;
• behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås
• behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige; och/eller
• behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter.

Lingvafix kan behandla dina personuppgifter på basen av annan lagstiftning om så krävs, t.ex. på basen av bokföringslagens krav på arkivering.

För att bedriva sin verksamhet har Lingvafix berättigade intressen, såsom rätten att främja försäljningen av sina produkter och tjänster bland sina kunder med hjälp av marknadsförings- och försäljningsmetoder, och Lingvafix kan på basen av berättigade intressen idka direktmarknadsföring och försäljning genom att använda sig av de kontaktuppgifter som du uppgett, inberäknat behandlingen av personuppgifter för profilering. Lingvafix’ övriga berättigade intressen, på basen av vilka dina personuppgifter kan behandlas, är bl.a. rådgivning och kundbetjäning, vidareutveckling av affärsverksamheten samt utredning av eventuella missbruk.

3. Registrets datainnehåll

Om företag:

• Företagets namn
• Företagets e-postadress
• Företagets telefonnummer
• Företagets postadress
• Företagets FO-nummer
• Företagets verksamhetsområde
• Uppgifter om de tjänster som företaget har beställt samt om leveransen och faktureringen i anknytning till dessa

Om personer:

• Personens namn
• Personens e-postadress
• Personens telefonnummer
• Personens titel

4. Normala uppgiftskällor

Största delen av informationen fås i början av kund- eller intressentrelationen och under tiden den pågår samt från de program med vilka du använder dig av våra produkter eller tjänster. Lingvafix får också personuppgifter och uppdateringar av dessa från myndigheter, organisationer och företag som erbjuder anskaffnings- och uppdateringsservice av kredit- och personuppgifter, samt från offentliga register och övriga offentliga informationskällor såsom organisationers webbsidor och kanaler inom sociala medier. Uppgifter kan även samlas in via e-post, webbplatsformulär, på mässor, vid olika nätverks- och marknadsföringsevenemang samt i samband med utbildningsevenemang.

Kakor:
En kaka (cookie) är en liten textfil, som lagras på besökarens enhet. Kakor används till exempel då man vill spara användarens uppgifter då denna rör sig från en sida till en annan på en webbtjänst. Kakor kan även innehålla användarens personuppgifter, som till exempel kontaktuppgifter.

Lingvafix använder kakor på sin webbplats endast via Google Analytics. Användaren kan om hen önskar lämna en kontaktbegäran på webbplatsen. Då användaren lämnar en kontaktbegäran ger hen sitt samtycke till att Lingvafix för in användarens namn, e-postadress samt företagets namn i kundregistret.

Google Analytics:
Google Analytics är kopplat till webbsidorna och använder webbplatsens kakor. Med hjälp av kakorna samlas information om användarbeteendet hos webbplatsens besökare, till exempel om vilka sidor användaren besöker och hur länge hen har besökt sidan. Avsikten med detta är att analysera användningen av webbplatsen och förbättra användarupplevelsen. Läs mer om Google Analytics kakor här: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage

5. Överlåtelser av uppgifter

Lingvafix varken ger, säljer eller avslöjar dina personuppgifter till utomstående tredje parter såvida annat inte anges här nedan.

Lingvafix kan överlåta dina personuppgifter åt samarbetspartners med vilka Lingvafix administrerar och verkställer olika projekt.

Lingvafix kan överlåta dina personuppgifter åt tredje parter som utför tjänster åt Lingvafix. Dessa tjänster kan vara t.ex. kundbetjäning, programvarutjänster, teknisk hantering och analysering av personuppgifter, marknadsföring och olika kampanjer. Lingvafix kan överlåta dina personuppgifter för indrivning av kostnader för produkter och tjänster, och Lingvafix kan t.ex. överföra eller sälja obetalda fakturor åt tredje part som erbjuder indrivningsverksamhet. Skyddandet av dina personuppgifter är viktigt för Lingvafix och därför tillåter den inte ifrågavarande part att använda uppgifterna för något annat ändamål än för att erbjuda ifrågavarande tjänster. Lingvafix förutsätter att parterna skyddar användarens personuppgifter enligt den här dataskyddsbeskrivningen.

Lingvafix kan överlåta dina personuppgifter på order av en domstol eller något motsvarande.

6. Överföring av uppgifter utanför EU

Lingvafix varken överför eller överlåter en kunds personuppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ifall det inte är nödvändigt med tanke på ändamålet av behandlingen av personuppgifter eller uppgifternas tekniska utförande och i sådana fall följs kraven för personuppgiftslagen vid överförandet.

7. Hur länge behandlar Lingvafix dina personuppgifter?

Lingvafix behandlar dina personuppgifter i det här registret så länge som Lingvafix har en ikraftvarande grund för behandling av uppgifter i enlighet med punkt 2 i den här dataskyddsbeskrivningen, och under en skälig tid därefter.

8. Rätt till insyn och rätt att kräva rättelse av uppgift

Var och en har rätt att kontrollera sina egna personuppgifter som finns i registret. Uppgifterna kan begäras från Lingvafix antingen personligen eller med ett egenhändigt skrivet brev. Då man begär insyn bör man uppge nödvändig information: namn, adress, e-post och telefonnummer. Svaret på begäran skickas per post åt den som begärt insyn. För en begäran om insyn uppbärs en skälig avgift. I regel verkställer vi begäran om insyn inom en månad.

På kundens begäran kan Lingvafix göra nödvändiga korrigeringar och kompletteringar eller ta bort felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade uppgifter i kundregistret. Dessutom uppdateras uppgifterna på eget initiativ och gamla uppgifter tas bort med jämna mellanrum.

Den registrerade har rätt att förbjuda att hens personuppgifter används för marknadsföring. Den registrerade har rätt att begära att uppgifter om hen raderas, ifall bevarandet av uppgifterna inte är nödvändigt. Vi behandlar en begäran om radering, varefter vi antingen raderar uppgifterna eller ger en motiverad anledning till att inte göra det.

Vänligen notera att registratorn kan ha en rättslig- eller avtalsenlig skyldighet att inte radera de begärda uppgifterna. Enligt bokföringslagen (kapitel 2, 10 §) är registratorn skyldig att bevara bokföringsmaterial i minst 10 år. Av denna anledning kan bokföringsmaterial inte raderas innan tidsfristen löpt ut.

Uppgifterna granskas och korrigeras på en persons skriftliga och undertecknade begäran antingen per post eller e-post. Begäran skickas till följande adress:

Lingvafix Communications öppet bolag
Storsvedsvägen 26
65410 Sundom
info@lingvafix.fi

9. Personuppgifternas behandlare

Anställda på Lingvafix har tillgång till och behandlar personuppgifter i kundregistret. Vi kan också delvis outsourca behandlingen av personuppgifter till en tredje part (revisionsbyrå), varvid vi genom avtalsarrangemang säkerställer att personuppgifterna behandlas sakligt och enligt gällande dataskyddsförordning.